Weniger Handarbeit durch vernetzte Software: Was 334 Betreiber über gute Architektur verraten

Mehr Software löst kein Arbeitsproblem, wenn die Programme nichts voneinander wissen. Das zeigt der Flex Space Tech Stack Report 2026 von OfficeRnD, für den 334 Betreiber von Coworking- und Flex-Büros befragt wurden. Die Branche ist ein gutes Anschauungsbeispiel, weil dort Zahlungen, Buchhaltung, Kundenverwaltung und Zutritt zusammenspielen müssen. Die Muster kennt aber jedes Unternehmen mit mehreren Systemen.

Das Problem ist selten das Werkzeug

Die Betreiber haben ihre Werkzeuge gewählt: 85 % nutzen Stripe für Zahlungen, 54 % HubSpot als CRM. Trotzdem nennen 68 % fehlende Integration zwischen den Systemen als größte technische Herausforderung. Vor einem Jahr waren es 61 %. Das Problem wächst also, obwohl die Auswahl besser wird.

Die Zahlen zur tatsächlichen Verbindung sind noch deutlicher. Im Schnitt ist nur 1,65 von 5 Kernkategorien (Zahlungen, Buchhaltung, CRM, Zutritt, Netzwerk) angebunden, 14 % der Betreiber haben gar nichts verbunden. Buchhaltung nennen 57 % unverzichtbar, angebunden haben sie nur 40 %. Bei der Zutrittskontrolle sind es 54 % gegenüber 30 %. Es fehlt also nicht das Wissen, sondern die Umsetzung.

Wo die Arbeitszeit tatsächlich bleibt

Auf die offene Frage nach dem zeitaufwendigsten Prozess nannten die Betreiber vor allem:

• Rechnungsstellung und Zahlungen (27 %)
• Mitgliederkommunikation und Support (21 %)
• Verträge, Angebote und Proposals (20 %)
• Reporting und Datenabgleich zwischen Systemen (19 %)

Interessant ist der Vergleich nach Größe. Bei Betreibern mit mehreren Standorten sinkt die Rechnungsstellung auf 8 %, sobald Zahlungen und Buchhaltung verbunden sind. Dafür steigt der Datenabgleich zwischen Systemen von 19 % auf 32 % und wird zum größten Zeitfresser. Wer ein Problem durch Verbindung löst, bekommt das nächste: die Frage, welches System die maßgebliche Datenquelle ist.

Ein typisches Beispiel sind Angebote. 36 % schreiben sie noch von Hand in Word, exportieren ein PDF, versenden es per E-Mail und tippen nach der Unterschrift alles erneut ins System. Nur 7 % zahlen für eine spezialisierte Lösung. Die Kosten fallen als Arbeitszeit an und tauchen in keiner Rechnung auf.

Verbinden statt alles in ein System zu zwingen

Betreiber haben dazu eine klare Haltung: 66 % wünschen sich bessere Anbindung an die vorhandenen Anbieter, 34 % bevorzugen weniger Anbieter mit mehr Funktionen. Dieses Verhältnis blieb über zwei Umfragejahre stabil. Gute Architektur heißt demnach nicht, alles in einem Produkt zu bündeln, sondern klar zu definieren, welches System wofür zuständig ist und wie Daten zwischen den Systemen fließen.

Der Test für künstliche Intelligenz

Auch KI profitiert von dieser Basis. Nur 18 % der Betreiber setzen KI aktiv ein, im Vorjahr waren es 26 %. Als wahrscheinliche Ursache nennt der Report die fehlende Anbindung: Von den wenigen Anwendern, die dazu Auskunft gaben (n = 18, also ein Signal und keine belastbare Statistik), übertragen zwei Drittel Daten von Hand oder bezahlen für eine Anbindung. Ein Werkzeug, das Kunden, Buchungen und Rechnungen nicht sieht, kann nur allgemeine Antworten liefern.

Fünf Fragen an Ihre eigene Software

1. Welche Ihrer Systeme tauschen Daten automatisch aus und welche nur über Export und Import?
2. Wo tippt jemand dieselben Daten ein zweites Mal ein, etwa vom Angebot in die Buchhaltung?
3. Welche Integrationen bezahlen Sie bereits, ohne sie aktiviert zu haben?
4. Welches System ist bei Widersprüchen die maßgebliche Quelle für Kunden-, Preis- und Rechnungsdaten?
5. Könnte ein neues Werkzeug, auch KI, Ihre Live-Daten lesen oder müsste jemand es füttern?

Der Report empfiehlt, mit einer einfachen Bestandsaufnahme zu beginnen und zuerst Zahlungen mit der Buchhaltung zu verbinden, bevor etwas Neues angeschafft wird.

Was das für Ihr Unternehmen bedeutet

Gute Softwarearchitektur ist keine Technikfrage, sondern spart Arbeitszeit, senkt Fehler und schafft die Grundlage für Reporting und KI. Wenn Sie wissen möchten, wo in Ihrem Unternehmen die größten Lücken zwischen den Systemen liegen, sprechen Sie uns an. Wir sehen uns Ihre Abläufe gemeinsam mit Ihnen an und priorisieren die Verbindungen mit dem größten Nutzen.

Quelle: OfficeRnD, Flex Space Tech Stack Report 2026 (officernd.com/flex-tech-stack-report-2026), Befragung von 334 Flex-Space-Betreibern. Alle Zahlen stammen aus diesem Report; die Übertragung auf andere Branchen ist unsere Einschätzung.